Medí tu capacidad de organización

Preparando una presentación sobre organización para mi trabajo, encontré en Organizing Plain & Simple un un test que mide el coeficiente de organización y le hice un par de adaptaciones. Es así: se califica de 1 a 4 la respuesta a cada uno de los siguientes enunciados, siendo

1= Casi nunca
2= A veces
3= A menudo
4= Casi siempre

Aquí van los enunciados:
1. Me canso de solo pensar el trabajo que me va a dar organizarme
2. Mis compañeros de trabajo piensan que soy desorganizado
3. La falta de tiempo y espacio impiden que sea más organizado
4. Me gustaría ser más organizado
5. Paso un tiempo significativo buscando cosas perdidas
6. Soy desorganizado
7. Acumulo correo hasta que tengo el tiempo para ocuparme de eso
8. Me resulta difícil tener en equilibrio la cuenta del banco
9. Cuando el desorden me supera en mi casa o en la oficina, me voy
10. Si alguien viene inesperadamente, trato de evitar que entre
11. Me olvido de citas importantes
12. No agendo bien los cumpleaños y otros eventos
13. Siento que logré poco al final de un día normal
14. El éxito equivale a estar ocupado
15. Me siento presionado por tres fuerzas distintas al mismo tiempo
16. Uso los últimos vencimientos para pagar las cuentas
17. Guardo objetos que creo que van a servirme algún día
18. Me siento culpable cuando tiro cosas
19. Dejo objetos a la vista para recordarme que tengo algo pendiente
20. No tengo tiempo para mí mismo
21. Me pregunto para qué preocuparme por el desorden si rápidamente todo se vuelve a desordenar
22. No puedo soportar la idea de desprenderme de algo mío
23. Tengo miedo de abrir uno o más armarios
24. Arrastro deuda en la tarjeta de crédito
25. Pago siempre con cheque

¿Listo? Ahora los resultados
81 a 100. Tenés mucho camino que recorrer para organizar tu tiempo, tu espacio. Hoy es el día para empezar a cambiar.
61 a 80. Probablemente no te consideres desorganizado, pero estás sufriendo el stress de la desorganización. No hay razón para no cambiar el rumbo.

41 a 60. Aunque sos organizado, es probable que estés sintiéndote con más problemas para organizarte que lo normal. Puede ser transitorio y tratarse de una adaptación a un cambio en tu vida: trabajo, mudanza, hijos, etc. Retomar tus habilidades de organización te va a venir bien.
25 a 40. Tus habilidades para la organización son excelentes. Se diría que tenés un nivel casi profesional de la organización.

Salir de la inercia y empezar a ordenar

Muchas veces me vi a mí misma posponiendo actividades de organización de la casa por días y hasta semanas. Siempre aparecía algo que parecía tener mayor prioridad.
En el libro Organizing plain & simple, Donna Smallin propone que ordenar es un proceso de cambio, que conlleva sufrimiento por diversas razones: tirar cosas, pensar que una casa “perfecta” no es una casa viva o volver a intentar ordenar algo que ya se nos desordenó por décima vez. A continuación plantea un plan muy sencillo. Algo aproximadamente así:

Qué quiero
• Organizar mis placards para poder vestirme más rápido a la mañana
• Desarrollar un sistema para pagar mis cuentas antes de que venzan
• Encontrar el tiempo para poder hacer gimnasia
• Limpiar el garage
Para cuándo
En 1 mes
Qué puedo hacer
Destinar dos horas por semana, martes y jueves de 7 a 8 pm

Creo que con ese tiempo disponible, lo único que puede hacer una persona es ponerse a diseñar sistemas de organización (si es que no está gestionando la cena, el baño o las tareas de los chicos en ese horario loco). Porque lo que es cumplir esos objetivos en 8 horas dispersas en un mes... Veamos:
• Es absolutamente posible diseñar en ese tiempo un sistema para que las facturas que llegan a la casa no se traspapelen. Todo se deposita en un único lugar y se designa a una persona en la casa que se ocupe de pagar las cuentas. Esa persona revisa la pila de manera periódica. Puede pagar por Internet o poner cuentas en débito automático.
• Para empezar con una rutina de actividad física, debería dedicar varias de esas horas mensuales a buscar, encontrar y probar una opción de actividad que realmente le sirva y que pueda mantener en el tiempo. Personalmente recomiendo actividades grupales y que requieran algún grado de compromiso, como por ejemplo trotar con alguien o jugar un deporte en pareja o en equipo. Una vez que se encuentre la actividad, lo más probable es que no ocurra exactamente en ese horario tan acotado.
• Ordenar un espacio (ya sea un placard o un garaje) implica algunas actividades que llevan un tiempo importante: limpiar, clasificar, tirar o donar cosas. Eso es lo obvio. Pero también hay que tomar medidas para luego colocar cajas, estantes y accesorios para guardar y colgar cosas que sean adecuados al espacio disponible. Finalmente, hay que hacer una excursión a un par de lugares para encontrar estos accesorios. Y, aunque Easy es de gran utilidad, no todo está allí.
Quizás hoy estoy pesimista, pero una persona con tan poco tiempo disponible y esos objetivos, lo más seguro es que caiga de nuevo en la angustia del desordenado que quiere ordenar. Eso sí, no tiene excusa si se le vencen las cuentas.

El caso de Natalia 2 ¿Y por casa cómo andamos?

El caso de Natalia que presenté en el post anterior suscitó entre mis amigos algunos comentarios que me parece valioso agregar.

1. De parte de un hombre, que es padre y está casado: este caso revela un problema de pareja, que incluye falta de comunicación.
2. De parte de una mujer, arquitecta, que suele trabajar con familias jóvenes en countries: este tipo de mujeres no decide ni la elección de un florero a la hora de encarar una refacción en la casa.
3. De parte de otra mujer de la edad de Natalia: esta chica va a pegarse un palo en la ruta si no encuentra la forma de zafar.

Mi idea con este caso era presentar la necesidad que todas las mujeres tenemos de diseñar sistemas de ayuda o apoyo en diversas áreas, pero los comentarios anteriores me llevaron antes por otro camino: el de la necesidad de apoyo de la pareja de cada una.

Parecería obvio (pero no lo es tanto) que si estamos en pareja, hay que diseñar la vida familiar en conjunto: desde la agenda cotidiana hasta el lugar en donde uno vive y la asignación de responsabilidades de cada uno. Si hay que hacer ajustes, es inútil convocar a un ejército de familiares, amigos y proveedores externos si no se ataca el problema con nuestra pareja.

No hay nada de malo en pedir ayuda si uno no da abasto, o si da abasto pero la está pasando mal. Primero hay que parar un minuto y darse cuenta de lo anterior. Luego, tomando como premisa que no hay nada que no pueda modificarse o resolverse, comunicarse con la pareja.

El caso de Natalia, ama de casa en un barrio cerrado

Hoy conocí la historia de Natalia, una mujer de 30 y pico, con hijos de 8, 5 y 1 año, que vive con ellos y su marido en un barrio cerrado de zona sur. Me pareció muy interesante, porque la descripción de un día en la vida de ella dista bastante de las imágenes de “disfrute de la naturaleza” y “mejor calidad de vida” que proponen los suplementos Countries y Barrios Cerrados de los diarios del sábado. La familia se estableció hace unos años en un country de la zona de San Vicente porque la ubicación era conveniente para el marido de Natalia, que tiene su empresa en la zona.
Pero si indagamos un poco más en lo que significa estar en una zona “en plena etapa de crecimiento” surgen, entre otros, datos como estos: hay escasa oferta de escuelas y no existe servicio de combi para llevar a los chicos.
Y esta falta de opciones en cosas que pueden resultar no prioritarias a la hora de elegir un lugar donde vivir se traduce en rutinas más o menos así:
Todos los días Natalia maneja 35 kilómetros a las 8 de la mañana para llevar a los dos chicos más grandes a la escuela. Regresa esos 35 kilómetros a su casa y al mediodía vuelve para buscar al del medio, que no tiene doble jornada. De paso, le lleva el almuerzo al más grande, a quien la comida del comedor de la escuela no le gusta. Regresa a su casa en el barrio cerrado para almorzar con el del medio y a la tarde vuelve a manejar 35 kilómetros para buscar al más grande. Total: 210 kilómetros por día.
Natalia está atrapada por esa lógica. La rutina se le fue complicando de a poco, a medida que nacieron los chicos y no se le presentan alternativas para cambiar la situación. No tiene necesidad económica de trabajar, y tampoco podría hacerlo con su rutina actual. En medio de todo esto ella se descuidó en lo personal, se despriorizó en pos de una causa que, vista desde afuera, parece ser más bien difusa.
¿Podría resolverse esta situación? Sin alterar el cuadro general (con una mudanza, por ejemplo) y apuntando solo al problema del transporte escolar, se podría lograr simplificar las cosas alterando pocas variables:
- El marido de Natalia, ya que trabaja en la zona, podría llevar a los chicos a las 8 de la mañana y/o buscarlos a las 5 de la tarde.
- Hacer “pool” con otras familias implicaría hacer todo el recorrido solo un par de veces por semana.
- Inventar un servicio de combi con 10 chicos en la misma situación implicaría una mejor utilización del tiempo, e incluso podría ser más económico.
¿Pero por qué no lo hace Natalia? ¿Es masoquista? ¿Es un caso aislado? Una de las respuestas que me doy es que a veces uno no está dispuesto a admitir que necesita más ayuda de la que tiene.
Esta es la introducción a algo que me gustaría desarrollar más adelante, y es que necesitamos crear (o recrear) sistemas de ayuda a través de múltiples fuentes: familiares, vecinos, miembros de la comunidad escolar, organizaciones varias, personal doméstico, baby sitters, servicios de transporte, profesionales de la salud, psicólogos, etc.

El perfeccionista que deja las cosas para más tarde

Me encontré con un concepto interesante para compartir mientras leía Eliminate Chaos, un libro sobre organización del hogar de Laura Leist. La palabra en inglés es “procrastinator”, y define a alguien que deja las cosas para último momento. No es un irresponsable necesariamente. Es probable que sea un perfeccionista, o un soñador, o alguien que se imagina que el trabajo a realizar es más complejo que lo que en realidad es y la sola idea de encararlo lo deprime un poco.
Me sentí bastante representada. Y, aunque todavía no resolví del todo la cuestión de querer tener el 100% de los los procesos y los objetos del hogar y de la familia bajo control, encontré un par de claves que justamente tienen que ver con el título de este blog:

- Es mejor terminar algo (aunque no esté del todo perfecto) que no empezarlo porque no va a estar del todo perfecto.

- Organización significa que todo tenga un lugar asignado, no necesariamente que en todo momento todo esté en el lugar asignado.

Entonces, hay que dedicar un poco de esfuerzo a esta organización. Yo lo divido en tres partes:

- Diseño

- Comunicación

- Mantenimiento

El diseño de la organización implica pensar el orden, asignar espacios, repartir tareas y responsabilidades, crear rutinas, escribir agendas… Si el hogar es unipersonal, pasamos al punto 3. Si se trata de una pareja, lo importante es consensuar el diseño con el otro miembro de la pareja. En el caso de una familia, es fundamental pasar al punto 2: la comunicación.
Todos los integrantes de la familia – incluyendo, si hay, al personal doméstico - deben conocer el orden de la casa (o del bolso de la escuela, o la mochila para la colonia, da igual) y preocuparse por la parte que les corresponde. Deben estar de acuerdo y alineados con las consignas. Ya sé, es difícil. ¿Quién dijo lo contrario? Pero no dejemos de trabajar sobre el tema. Tengamos paciencia con los chicos, porque les va a llevar un poco más de tiempo que a nosotros mismos completar una tarea. Hay que comunicar, insistir, darles ese tiempo y dejar que lo hagan solos.
Si no queremos que el esfuerzo realizado en los puntos 1 y 2 se esfume en menos de una semana, hay que trabajar sobre el mantenimiento. Lo más normal es que luego de un “ataque de orden” nos relajemos. Para no volver al punto de partida, como en el Juego de la Oca, hay que relajarse lo menos posible y seguir trabajando sobre el seguimiento de las pautas acordadas.

Asignar tiempo para ordenar

Como leí hace ya mucho tiempo y para otro fin Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, comencé a asignarme una porción de tiempo para mi rol “Ama de casa”, bloqueando un horario determinado en Outlook. Lo que primero hice fue delegar todo lo delegable para aumentar mi productividad y concentrarme realmente en lo que es indelegable, como por ejemplo qué elementos dentro de un placard atiborrado conservar y cuáles no. Hasta acá, todo fenómeno.

Ahora bien, cuando llega la hora señalada pasan dos cosas:

• Ocurre algo imprevisto - más o menos importante, da igual - y borro de un plumazo mi bella planificación por roles y prioridades y me dedico a ese algo urgente. (En palabras de Covey, salgo del cuadrante 2 y paso al 1 o al 3)


• Empiezo con la actividad planeada, pero no me concentro en el objetivo. Hago varias cosas al mismo tiempo y no termino la tarea. Estoy en el cuadrante 2, pero no fui efectiva. Con lo cual, el placard del ejemplo queda igual o menos ordenado que antes.

Creo que hay formas simples de atacar estas dos tendencias. Las que estoy tratando de implementar son estas:

- Asignar el doble de tiempo que naturalmente le asignaría a la tarea. Si pienso que ordenar un placard me va a llevar dos horas, bloquear cuatro horas en Outlook.

- Segmentar la tarea en subtareas. Plantear el objetivo para la subtarea. En este caso sería organizar cajones de la nena (no de todo el placard)

- A continuación hay que pensar en una lista de acciones y objetos que se necesitan

• Cajas para ubicar elementos a archivar o donar


• Dejar un área libre para desparramar los elementos y clasificarlos


• Identificar si hace falta comprar elementos como perchas, cajas, separadores de cajones, etc.


• Si la respuesta es afirmativa, medir de los espacios disponibles para estos elementos y asignar tiempo para ir a comprarlos. No es tan fácil encontrar la caja exacta que estamos buscando.

Una aclaración sobre el último punto. Lleva tiempo y uno debe abordarlo con paciencia. Por ejemplo, encargué unas cajas con rótulo plastificadas de una medida específica para guardar los disfraces de mis dos hijos por separado. A cada chico le correspondía un color también específico, por lo que las tuve que mandar a hacer a medida y la entrega fue 20 días después de haberlas encargado.

No variar colores de los cepillos de dientes si uno comparte baño con otra persona

Por segunda vez en esta semana me lavé los dientes con el cepillo de dientes de mi marido, que es de color lila y de la misma marca que el mío, que es rojo.

Hay que considerar que uno se lava los dientes en estado de automatismo. Por lo tanto, lila=mujer.

Por eso, a partir de ahora, velaré porque sus cepillos sean azules, celestes o a lo sumo verdes. Es nada más ni nada menos que una convención, pero no hay nada mejor que las convenciones cuando uno está más dormido que despierto.